Знакомая ситуация, когда на сотрудника валятся и валятся задачи, и конца-краю этому не видно. Одна, другая, третья, все важные и срочные и все нужно было сделать вчера. Здесь важно соблюдать несколько твердых позиций – как самому работнику, так и его руководителю.
- Ни одна задача не должна ставиться на сотрудника отдела без ведома руководителя отдела.
- Сроки выполнения задачи согласовываются с руководителем исполнителя в зависимости от приоритетности задачи и нагрузки
- Задачи со статусом «надо было вчера» и «клиент хочет через час встречаться – срочно надо сделать отчет\презентацию\кп» вообще не должны приниматься в работу. Если такие вещи случаются регулярно – значит бизнес-процессы в компании в принципе не отработаны и необходимо составлять регламент постановки таких задач. По сути – менеджеры отдела продаж или клиентские менеджеры должны пресекать такие ситуации на корню – объясняя клиенту невозможность подготовки качественных документов за столь короткий срок.
- Приоритезация задач – основа качественной работы любого отдела. Если руководитель делает только вид, что контролирует поток задач, поступающих в отдел, а на самом деле его сотрудники тонут под ворохом разнообразных поручений, у которых сроки уже давно закончились, и не знают, за какое дело взяться сначала, то никакая личная само-организованность сотрудника, никакой тайм-менеджмент и переработки не помогут. Так и сидят отделы до поздней ночи, пытаясь разгрести авгиевы конюшни задач.
О приоритезации задач
Что же такое приоритезация? Это когда руководитель и подчиненный вдвоем обсуждают весь список задач, ранжируя их по срочности-важности, при этом сотрудник должен ясно отдавать себе отчет, сколько времени ему потребуется на выполнение той или иной задачи. Какие-то задачи сдвигаются по времени, и задача руководителя – согласовать новые сроки с постановщиком задачи, естественно, аргументируя сдвиг. Таким образом руководитель отдела берет на себя ответственность за сроки выполнения всех задач, а у сотрудника появляется четкий, ранжированный список, по которому он приступает к работе, не тратя рабочее время и нервы на организационные вопросы.
Ставить задачи и контролировать их выполнение – это целое искусство. Те, кто никогда не сталкивался с корректной постановкой smart-задачи, продвинувшись по карьерной лестнице, так и будут ставить невменяемые, расплывчатые задания с нереальным сроком выполнения, а потом удивляются, а может быть и скандалят, почему их поручение не было выполнено.
Как я научилась расставлять приоритеты
Мне очень повезло с началом карьеры – мой самый первый непосредственный руководитель обладала талантом как ставить задачи, так и контролировать их выполнение. С самого начала, когда я пришла стажером в отдел поисковой оптимизации, все задачи, которые ставились на меня, как исполнителя, сначала проходили через руководителя отдела, потом переводились на меня, а ко мне уже приставлялся ответственный – кто-то из ребят, сотрудников отдела. По сути задача выполнялась мной, но без визирования и проверки ответственным сотрудником «в мир» она не выходила.
Здесь же, в агентстве, я впервые познакомилась с приоритезацией – однажды, когда на меня поставили около семи расчетов со срочностью «сегодня», а я уже знала свои силы, и за один рабочий день у меня выходило 4-5 расчетов, я, наверное, поступила интуитивно правильно. Что сделал бы обычный офисный работник? Постарался бы наскоро успеть сделать все задачи за сегодняшний рабочий день, остался бы сверхурочно. Но у меня, к счастью, тогда было обостренное чувство справедливости.
— Катя! – сказала я, как только увидела лавину задач, — слушай, мне тут навалили расчетов, и все их нужно сделать сегодня. Я точно не успею. Давай что-то придумаем.
— Окей, — сказала Катя, — подсаживайся ко мне и давай посмотрим вместе все эти задачи. Расскажи, на каком этапе у тебя каждая, и сколько тебе времени нужно на них.
Мы потратили пятнадцать минут на осуждение всех задач, потом Катя пошла к постановщикам задач, пообщалась с ними и через полчаса прислала мне в скайп список из трех задач, которые требовали особой срочности. Ими я и занялась в ближайшее время. Остальные задачи Катя либо раскидала по другим ребятам отдела, либо перенесла дедлайн на более поздний срок. В итоге расчеты были сделаны качественно и в срок, негатива не было и рабочие процессы не пострадали, а я пошла домой вовремя, когда закончился мой рабочий день.
